Het stadsarchief van Menen werkt achter de schermen aan een stevige vernieuwing. In de loop van dit jaar start de uitbouw van een digitaal e‑depot: een systeem dat moet voorkomen dat belangrijke digitale informatie zomaar verloren gaat. Van notulen tot vergunningen, van personeelsdossiers tot evenementenfoto’s: steeds meer informatie bestaat enkel nog digitaal. En net dat maakt die informatie bijzonder kwetsbaar.
“Digitale informatie is vandaag vluchtiger dan papier ooit geweest is,” zeggen schepen van Cultuur Caroline Bonte-Vanraes en schepen van IT Patrick Roose. “Zonder goed systeem kan ze even snel verdwijnen als ze gemaakt wordt. Dat risico willen we niet meer nemen.”
Van marktverkenning naar concreet systeem
In 2025 ging de stad op zoek naar een geschikt platform. Na een marktverkenning en een officiële selectieprocedure viel de keuze op Libnova, een leverancier die vooral opviel door de gebruiksvriendelijkheid en de flexibiliteit van het systeem.
“Voor ons stadsarchief was het belangrijk dat we niet vastzitten in een rigide structuur,” vertelt schepen Roose. “De manier waarop je collecties kan opnemen - intern én publiek - lag bij Libnova het beste in lijn met wat wij nodig hebben.”
Het e‑depot zal op termijn alle digitale documenten bevatten die juridisch of historisch bewaard moeten blijven: bouwdossiers, verwervingsdossiers, financiële stukken, personeelsinformatie, besluitvorming…
Erfgoed dat niet langer in dozen hoeft te reizen
Voor het publiek werkt het stadsarchief aan een aparte digitale ingang: een publieksportaal. De eerste collecties die daar zullen verschijnen, zijn al bepaald: de historische notulenboeken, de notariële akten en staten van goed uit de Roede van Menen, en de bevolkingsboeken.
Vooral de losbladige stukken zoals de notariële akten profiteren van de nieuwe aanpak. “Die stukken moeten niet langer uit hun dozen gehaald worden voor elk onderzoek. Dat is een enorme winst voor de materiële bewaring,” aldus schepen Bonte-Vanraes. “Door ze digitaal ter beschikking te stellen, vermijden we schade en vergroten we de kans dat mensen nieuwe verhalen in onze geschiedenis ontdekken.”
De reacties die het stadsarchief nu al krijgt van vaste bezoekers zijn unaniem positief. “Het is broodnodig,” klinkt het vaak.
Vrijwilligers krijgen grotere rol
Het stadsarchief beschikt vandaag over enkele vrijwilligers. Zij helpen al bij het toegankelijk maken van erfgoed, maar met de komst van een professionele archiefscanner - verwacht binnen enkele maanden - verandert het werk.
“We zullen mensen nodig hebben die nauwkeurig zijn, goed overweg kunnen met computer en vooral respectvol met oude documenten omgaan,” zegt de archiefdienst. “Wie graag meehelpt, is welkom. Maar het moet zorgvuldig gebeuren: de scans moeten bruikbaar zijn voor de toekomst.”
Eind dit jaar eerste resultaten
Het e‑depot wordt geen project met een einddatum. “Volledige digitalisering is een utopie,” zeggen de schepenen. “Maar we willen blijven vooruitgaan, stap voor stap. Tegen het einde van dit jaar verwachten we de eerste stukken via het publieksportaal te tonen.”
Met die stap wil Menen zijn geschiedenis beter bewaren en voor meer mensen toegankelijk maken: niet enkel voor onderzoekers, maar ook voor inwoners die willen weten wie hen is voorgegaan.
