Veel gestelde vragen

Afwijking sluitingsuur | Communicatie en publiciteit | Eten en drinken | Feestmaterialen | Feestzalen | Fuif | Inname openbaar domein | Milieu | Muziek | Procedure evenementenformulier | Sanitair | Subsidies | Tijdelijke bewegwijzering | Tombola | Veiligheid | Verzekeringen | Vuurwerk - schietingen huwelijk | Wielerwedstrijden


Afwijking sluitingsuur

Artikel 197 van het politiereglement:
Alle publieke inrichtingen bestemd voor vermaak of voor enige consumptie, met inbegrip van ambulante installaties van dezelfde aard, moeten gesloten blijven tijdens het hele jaar vanaf 01 uur ’s nachts tot 07 uur 
’s ochtends , met uitzondering van:

  • de nachten van vrijdag op zaterdag, zaterdag op zondag 
  • de nacht voor en de nacht van de wettelijke/decretale feestdagen, met name: 
    • Nieuwjaar (1 januari) 
    • Pasen 
    • Paasmaandag 
    • Feest van de arbeid (1 mei) 
    • O.L.H. Hemelvaart 
    • Pinksteren 
    • Pinkstermaandag 
    • Vlaamse Feestdag (11 juli) 
    • Nationale Feestdag (21 juli) 
    • OLV Hemelvaart (15 augustus) 
    • Allerheiligen (1 november) 
    • Wapenstilstand (11 november) 
    • Kerstmis ( 25 december) 
  • de nacht voor en de nacht van de plaatselijke kermisdagen;

Voor deze uitzonderingen geldt als sluitingsuur de uren van 03 uur tot 07 uur (m.a.w. je evenement kan zonder afwijking op het sluitingsuur niet langer openblijven na 03 uur of vroeger open zijn dan 07 uur ’s morgens).

Een afwijking van het sluitingsuur kan aangevraagd worden via het digitaal evenementenformulier.

Top


Communicatie en publiciteit

Bewonersbrief

Met een bewonersbrief breng je, als organisator van een evenement, de inwoners, woonachtig langs het parcours en/of in de buurt van je evenement, vooraf op de hoogte van je activiteit.

Je bezorgt deze brief best een 10 tal dagen voor het evenement.
Graag de brief ook ter info te bezorgen aan evenementen@menen.be.

Het stadsbestuur vraagt om een bewonersbrief op te maken en te verspreiden naar alle bewoners die hinder ondervinden (bijv. toegankelijkheid, parkeren, enz.) door het georganiseerde evenement.
Bij een aanvraag van een afwijking van de geluidsnormen, dus voor bijvoorbeeld een optreden of fuif, is het verspreiden van een bewonersbrief wettelijk verplicht.

Sjabloon bewonersbrief

Reclame op de openbare weg

Reclame op de openbare weg (strooibriefjes en reclamewagens) vereist een vergunning van het College van Burgemeester en Schepenen. Deze vergunning/goedkeuring kan mee verkregen worden als je het digitaal evenementenformulier invult.

Uitdatabank

Organiseer je een braderie, optreden, tentoonstelling of een andere activiteit? De Uitdatabank is een goede manier om je activiteit bekend te maken. Na het invoeren via www.uitdatabank.be verschijnt je activiteit via vele kanalen, o.a. op www.menen.be, de digitale nieuwsbrief van de stad Menen, in de Leiedraad, …

Lees meer in de handleiding van de Uitdatabank

Pers

De dienst communicatie kan, op aanvraag, je persbericht doorsturen naar de perscontacten van de stad. 

Jeugddienst

In het vernieuwde jeugdcentrum Park ter Walle zijn er drie plaatsen uitgerust met relingen waar affiches kunnen worden opgehangen, alsook twee plekken waar flyers kunnen worden geplaatst.

Andere mogelijkheden tot publicatie

Lichtkrant | Opname in Leiedraad | Affichekasten | Aankondigingsborden | Spandoekenframes

Top


Eten en drinken

Organiseer je een eetfestijn, wens je met je vereniging drank te verkopen of wil je een foodtruck plaatsen op de openbare weg? Dan moet je ook met heel wat zaken rekening houden. Hieronder vind je enkele handige tips. 

Alcohol

Op de meeste evenementen worden alcoholische dranken uitgeschonken. Hierbij moet je als organisator toch rekening houden met enkele wettelijke bepalingen. De wet stelt namelijk dat je geen alcohol mag schenken of verkopen aan -16 jarigen en geen sterke drank aan -18 jarigen. Organisatoren moeten kunnen aantonen dat ze hiervoor maatregelen treffen (vb. vragen naar paspoort of werken met polsbandjes). Ook in een beknopt huishoudelijk reglement dat je opstelt en duidelijk zichtbaar uithangt in de zaal, kan je aangeven wat wel en niet toegelaten wordt op het evenement.

Sterke dranken

  • Zijn dranken met een alcoholpercentage >22°
  • Mogen pas geschonken worden aan personen ouder dan 18 jaar (niet sterke alcoholische dranken mogen geschonken worden vanaf 16 jaar). 
  • Voorbeelden sterke drank : graanjenever, gin-tonic, whisky-cola, vodka, likeuren…
  • Voorbeelden niet sterke alcoholische dranken: wijn, bier, cava, porto, sherry, martini 
  • Voor het schenken van sterke dranken is er een vergunning nodig, uitgezonderd voor tijdelijke evenementen. Voor deze laatste volstaat een melding via het digitaal evenementenformulier. 

Meer info over aanvraag drankvergunning 

Eten - foodtrucks:

  • Gasinstallaties binnen, in gebouwen of in tenten, zijn verboden.
  • Bij gebruik van elektrische en gasinstallaties is het belangrijk dat die voldoen aan de regels van goed vakmanschap en de nodige en correcte keuringsattesten hebben. Deze attesten mogen max 1 jaar oud zijn en moeten kunnen worden voorgelegd tijdens het evenement. 
  • Veiligheidstips over kookinstallaties lees je op de website van Fluvia 
  • Veilig voedsel? Het hapje en tapje moet je op de gepaste manier bewaren. Zoniet zou je feestje wel eens letterlijk en figuurlijk bedorven kunnen worden. Handige tips van het FAVV vind je hier

Folder gelegenheidsverkoop op kerstmarkten, festivals, kermissen, schoolfeesten 

Top


Feestmaterialen

Wie kan feestmaterialen ontlenen?

  • Verenigingen, straatcomités, scholen, organisatoren van socio-culturele en/of gemeenschapsbevorderende activiteiten
  • Bedrijven, commerciële organisaties en privé-initiatieven kunnen geen gebruik maken van het logistiek materiaal voor loutere bedrijfsactiviteiten of bedrijfsevenementen. Voor niet-commerciële activiteiten (vb. benefieten, sociale verkiezingen,…) kunnen wel feestmaterialen ontleend worden.

Wat kan ontleend worden:

  • Tafelbladen (3mx1m)
  • Schragen
  • Stoelen
  • Herashekken (dranghekken)
  • Blokken dranghekken
  • Nadarhekkens
  • Vuilnisbakken
  • Praktikabels (podiumelementen) (2mx1m)
  • Verstelbare trappen
  • Leuningen 
  • Podiumrokken 
  • Stembussen en stemhokjes
  • Vlaggen (stad Menen, Europa, Vlaanderen, België)
  • Vlaggenmasten 
  • Mobiele petanquebanen
  • Werfkasten elektriciteit
  • Overdekt podium groot (8m x 6,60m x 4,80m)
  • Overdekt podium klein (6m x 4,30m x4m)
  • Tribune met stoelen in 3 niveaus en overdekt (115 plaatsen)
  • Plankenvloer
  • Vuurkorven

Voorwaarden

  • Het uitgeleende materiaal dient ingezet te worden voor activiteiten die plaatsvinden op het grondgebied van de entiteit Menen.
  • Het materiaal moet in perfecte staat worden teruggebracht, anders wordt de schade aangerekend. Ook verlies of diefstal is ten laste van de ontlener. 
  • Bij niet-naleving van het reglement kan een schadevergoeding worden aangerekend.

Kostprijs
Voor verenigingen, straatcomités, scholen, stedelijke organisaties en organisatoren van socio-culturele en/of gemeenschapsbevorderende activiteiten is de ontlening van feestmateriaal gratis, behalve in de volgende uitzonderingen:

  • Vervoerskost, €30 per rit heen en terug, wordt nooit vrijgesteld. 
  • Werfkast elektriciteit: €20 per dag
  • Gebruik van een overdekt podium (klein of groot) en tribune: 
    • 1ste maal gratis (per jaar)
    • Vanaf de 2de ontlening: €325 voor het groot overdekt podium of tribune (incl. plaatsing en levering) en €75 voor het klein overdekt podium (incl. plaatsing en levering)
  • Ontlening van feestmateriaal voor rechtspersonen die een niet-commerciële activiteit organiseren is betalend, behalve indien het een benefietevenement betreft, waarbij de opbrengst integraal aan het goede doel wordt geschonken (mits het attest binnen de maand aan de stad wordt overgemaakt.)
  • Mobiele petanquebanen: €10 per dag per baan

Voor meer info, neem contact op met de technische dienst via 056/529 400 of via grondgebiedszaken@menen.be

Meer info

Top


Feestzalen

Hieronder vind je de drie stedelijke feestzalen:

Polyvalente zaal Barthel: GBS Barthel Moeskroenstraat 525 8930 Rekkem
Contactpersoon: Tom Vandamme
Maximum capaciteit: 240 personen
Reglement
Tarieven

Hoeve Delaere (Lendakkerlaan 3, 8930 Lauwe)
Contact: jeugddienst@menen.be - 056 529 237
Maximum capaciteit: 260 personen (zaal), 49 (hoeve)
Reglement en reservatie

Park Ter Walle (J. en M. Sabbestraat 163a, 8930 Menen)
Contact: jeugddienst@menen.be - 056 529 237
Reglement en reservatie

Andere infrastructuur (vergaderaccommodatie, tentoonstellingen,…)

CC De Steiger – Waalvest 1 8930 Menen
T 056 51 58 91
info@ccdesteiger.be

CC Lauwe – Wevelgemstraat 20 8930 Lauwe
info@ccdesteiger.be

Dorpshuis Rekkem
Plaats 30 – 8930 Rekkem
056 433 700
Ldc.dorpshuis@menen.be 

Top


Fuif

Organiseer je een fuif, dan vraag je dit aan via het evenementenformulier. Een fuif kan plaatsvinden in de volgende stedelijke infrastructuur: zaal Barthel te Rekkem, Hoeve Delaere te Lauwe of Park Ter Walle te Menen.

Zie feestzalen

Handige weetjes bij het organiseren van een fuif:
www.fuifpunt.be

 Top


Inname openbaar domein

Definities uit artikel 29 van het politiereglement:

Wat is een openbare plaats?

Iedere gesloten plaats in de zin van artikel 26 van de Grondwet die voor een openbare vergadering in de zin van hetzelfde artikel wordt aangewend of voor iedereen toegankelijk is, hetzij occasioneel, hetzij uit haar aard of primaire bestemming;

  • de openbare weg; 
  • de overige ruimtes in de open lucht indien die voor iedereen toegankelijk zijn.

Vb. straten, parken, pleinen,…

De openbare weg omvat eveneens :

  • de installaties voor het vervoer en de bedeling van goederen, energie en signalen, en dit binnen dezelfde perken 
  • de verkeerswegen, met inbegrip van de bermen en de trottoirs; 
  • de openbare ruimten, aangelegd als aanhorigheden van de verkeerswegen, en voornamelijk bestemd voor het stationeren van voertuigen, voor tuinen, wandelingen en markten, openbare pleinen en groenzones.

Kortom: wens je een activiteit te organiseren op een straat, plein, parking, park,… dan vraag je dit acht weken op voorhand aan via het digitaal evenementenformulier.
Voor plaatsen waar er verkeersmaatregelen nodig zijn, maakt de politie een tijdelijk verkeersreglement (TVR) op voor het evenement. Dit ontvangt de organisator kort voor het evenement. Iedereen kan de TVR ook terugvinden op https://www.menen.be/bekendmakingen. De politie staat in voor het verwittigen van De Lijn indien er straten afgesloten worden tijdens jouw evenement.

Top


Milieu en duurzaamheid

Hieronder vind je, als organisator van een evenement, enkele aandachtspunten op het vlak van milieu en duurzaamheid:

  • Aan de organisatoren wordt gevraagd in te staan voor de opruiming van alle afval na het evenement en het openbaar domein net achter te laten.
  • Omgevingsvergunning: voor stroomgroepen van samen meer dan 100 kW is er een tijdelijke omgevingsvergunning nodig. Neem contact op met de milieudienst. De aanvraag van zo'n tijdelijke omgevingsvergunning dient tijdig te gebeuren, 3 maanden voor het evenement
  • Meer info over geluidsnormen en muziek vind je onder de rubriek ‘Muziek’
  • Herbruikbare bekers 
  • Aarzel niet en maak gebruik van de gratis GroeneVentscan 
  • Maak de juiste keuzes inzake duurzaamheid. Tips voor uw event | Meer info

Top


Muziek

Geluidsnormen

De huidige geluidsnormen zijn vastgelegd op 85dB.
Tot op dit niveau mag je zonder vergunning muziek spelen en wordt dit als achtergrondmuziek beschouwd.
Vb. radio op straatfeest

Wil je hoger gaan dan 85dB, vb voor een fuif, optredens of concerten, dan heb je een afwijking van de geluidsnorm ofwel geluidsvoorwaarden nodig. Dit moet aangevraagd worden via het digitaal evenementenformulier. 
Het is noodzakelijk dat je een correct overzicht geeft van wanneer en waar welke optredens doorgaan. 
Dus bvb. van 18u tot 23u live optredens buiten / van 23u tot 03u DJ-sets binnen. Indien dit niet gebeurt, kunnen wij je aanvraag niet behandelen

Fuiven

  • afwijking tot 95dB
  • geluidsniveau moet continu gemeten worden

Concert / optreden:

  • afwijking tot 100dB
  • geluidsniveaus moeten continu gemeten en geregistreerd worden
  • organisatoren moeten gratis gehoorbescherming (oordopjes) aanbieden

Een geluidsmeter die meet en registreert kan worden ontleend bij de Jeugddienst
jeugddienst@menen.be

Meer info 

Omgevingsvergunning

Voor stroomgroepen van samen meer dan 150 kVA is er minstens een melding nodig, afhankelijk van de exacte hoeveelheid kilovoltampère en de bestemming van het gebied (industriegebied/woongebied) is eventueel een (tijdelijke) omgevingsvergunning nodig.

De melding dient minstens 3 maanden voor het evenement ingediend te worden. De aanvraag voor een (tijdelijke) omgevingsvergunning dient minstens 5 maanden voor het evenement ingediend te worden. Neem dus tijdig contact op met de dienst Omgeving (milieu)!

Sabam en billijke vergoeding

Je organiseert een manifestatie en wil deze opluisteren met muziek uit het repertoire van aangesloten kunstenaars of uit het internationale repertoire.
Deze manifestaties zoals feesten, fuiven, concerten, filmvoorstellingen, quizz, voordrachten, sportieve en recreatieve manifestaties, harmonieën, feestmaaltijden, voertuigen met buitenluidsprekers kunnen onderhevig zijn aan auteursrechten.
Het auteursrecht (sabam) is een uitgesteld loon van de auteur. De auteur ontvangt immers geen loon op het moment van de creatie, maar wel wanneer het resultaat in het openbaar wordt uitgezonden.
Naast de vergoeding die betaald wordt in het kader van SABAM, is er soms ook een billijke vergoeding verschuldigd. Dit is een vergoeding bestemd voor de uitvoerders van de muziek.

Je aangifte voor Sabam dien je best uiterlijk 10 dagen voor je evenement in.

Sabam is niet verschuldigd als:

  • het werk tot de publieke eigendom behoort: dit zijn werken ouder dan 70 jaar ( te berekenen vanaf de datum van het overlijden van de auteur). 
  • Privéfeesten: huwelijksfeesten, familiefeesten,… waarvoor er geen toegangsgeld gevraagd wordt
  • Wanneer het werk geen deel uitmaakt van het Sabam repertoire: artiesten die enkel eigen werk brengen en niet aangesloten zijn bij Sabam. Een lijst van de beschermde werken kan je raadplegen op de website van Sabam.

Billijke vergoeding is niet verschuldigd bij:

  • Live optredens
  • Muziek die onderdeel is van een voorstelling waarvoor er toegangsgeld betaald wordt.

De organisator staat zelf in voor de aangifte aan Sabam en voor de billijke vergoeding.
Sabam
Billijke vergoeding

Andere
Sofam: auteursrechten in de visuele kunsten: gebruik van afbeeldingen en portretrecht (fotografen, architecten, schilders, beeldhouwers, kunstenaars, grafische wormgevers en mediakunstenaars).
www.sofam.be

Top


Procedure evenementenformulier

Je wil een evenement organiseren en je vulde hiervoor het digitaal evenementenformulier in. Hieronder wordt beschreven welke weg je aanvraag aflegt.

  • Je evenementenformulier wordt ingeschreven op het stadssecretariaat en doorgestuurd naar de dienst evenementen voor afwerking.
  • De dienst evenementen stuurt je aanvraag door naar de hulpdiensten alsook naar de betrokken stedelijke diensten (technische dienst, milieudienst, dienst noodplanning,…) voor advies.
  • Organiseer je een groot of nieuw evenement, dan kan je uitgenodigd worden voor het veiligheidscoördinatie-overleg. Dit vindt maandelijks plaats in het stadhuis van Menen. De organisator geeft er een korte toelichting over het evenement aan de stads- en hulpdiensten, en beantwoordt eventuele vragen. Op hun beurt geven de stads- en hulpdiensten bijkomende tips om het evenement veilig te laten verlopen.
  • De dienst evenementen verzamelt alle adviezen en plaatst deze samen met de aanvraag op de agenda van het college van burgemeester en schepenen.
  • Het college van burgemeester en schepenen neemt een beslissing en maakt deze over aan de dienst evenementen.
  • De dienst evenementen brengt de aanvrager op de hoogte van de beslissing en bezorgt hen ook alle nodige vergunningen (tijdelijk verkeersreglement, bevestiging feestmaterialen, ….).
  • Nadien rest ons enkel nog je een succesvol evenement toe te wensen!

Top


Sanitair

Op grote evenementen kan je opteren voor het plaatsen van mobiele toiletten.

Volgende aantallen kunnen een richtlijn vormen bij de bepaling van de hoeveelheid te plaatsen toiletten:

  • 1 toilet per 100 vrouwen
  • 1 urinoir per 100 mannen
  • 1 toilet per 500 mannen
  • 1 toilet per 75 mindervaliden

Bij elk toilet moet, wettelijk verplicht, de mogelijkheid zijn om de handen te wassen

Top


Subsidies

Onze stad doet veel inspanningen om zowel het sociaal-culturele leven als het jeugdwerk te ondersteunen. Naast de logistieke en materiële ondersteuning, biedt onze stad in bepaalde gevallen ook financiële ondersteuning aan organisatoren en evenementen. Hieronder vind je een overzicht van de stedelijke reglementen rond evenementen- of projectgebonden subsidies van de stad en projectsubsidies voor jeugdinitiatieven.

Projecttoelage voor bijzondere sociaal-culturele initiatieven 

Algemene subsidiereglementen
Binnen de perken van de kredieten daartoe uitgetrokken op de begroting van de stad Menen kunnen voor hun activiteiten, toelagen verleend worden aan culturele organisaties en jeugdverenigingen volgens de regelingen en voorwaarden vastgesteld door de gemeenteraad.
De bedragen van de toelagen worden vastgesteld door het college van burgemeester en schepenen, na advies van de desbetreffende adviesraden. Deze bedragen worden ter mededeling voorgelegd aan de gemeenteraad.

Vind je evenement plaats in de periode rond 11 juli? Dan kan je via http://vlaanderenfeest.eu/ een aanvraag indienen voor een feestcheque tot €170.

Top


Tijdelijke bewegwijzering 

Je organiseert een wandeling, fietstocht, of ander evenement en je wenst hiervoor tijdelijke wegwijzers aan te brengen op de openbare weg om, vb. de route uit te pijlen, parking voor bezoekers, vips,… aan te duiden, dan heb je hiervoor de schriftelijke toelating van het college van burgemeester en schepenen nodig.

Deze toelating kan je eenvoudig aanvragen via een vermelding in het evenementenformulier of door een e-mail te sturen naar evenementen@menen.be

Bij het plaatsen van de tijdelijke wegwijzers dien je rekening te houden met volgende zaken:

  • De wegwijzers mogen ten vroegste 48u voor de aanvang van de activiteit of het evenement geplaatst worden.
  • De bevestiging mag geen schade berokkenen aan bomen of andere infrastructuur.
  • De wegwijzers moeten binnen de 24u na de activiteit of het evenement verwijderd worden.
  • De aanvrager dient zelf te voorzien in de bewegwijzering (borden en palen).

Top


 Tombola

Om een tombola te mogen inrichten heb je een machtiging van het College van Burgemeester en Schepenen nodig.
Dit kan schriftelijk aangevraagd worden via evenementen@menen.be met vermelding van volgende gegevens:

  • Naam en adres van de organisator
  • Aantal gemaakte tombola tickets / loten
  • Prijs van één ticket / lot
  • Uitgifte datum (start van de verkoop van loten)
  • De te winnen hoofdprijs en de geldwaarde van deze prijs
  • Gemiddelde geldwaarde van de overige prijzen
  • Plaats, datum en uur van de trekking
  • Tijdstip waanneer de lijst met winnende nummers ter inzage zal liggen
  • Termijn voor het afhalen van de prijzen

Top


Veiligheid

Veiligheid is één van de prioriteiten bij het organiseren van een evenement. Het is belangrijk om vooraf voldoende aandacht te schenken aan het veiligheidsaspect van je evenement. Als organisator neem je de nodige preventieve maatregelen om een veilige omgeving te creëren en zo het risico op onder meer ongevallen, brand, … zoveel mogelijk te perken. Daarnaast neem je ook preventieve maatregelen om het risico op overlast en verstoring van de openbare orde zo klein mogelijk te houden.

Daarom raden wij aan om, zeker bij grotere evenementen, voorafgaand een risicoanalyse te doen of veiligheidsdossier op te stellen. Ook bij kleinere evenementen is de opmaak van een risicoanalyse aangewezen en erg nuttig. Een goede risicoanalyse is de basis voor het verdere veiligheidsbeleid. Bij het maken van de analyse stel je jezelf zo kritisch mogelijk op tegenover alle mogelijke veiligheidsrisico’s. Voorkomen is beter dan genezen.

Bij het voeren van een risicoanalyse kan je o.a. de volgende aspecten nagaan:

  • Gevaren verbonden aan de infrastructuur of aan de plaats van het evenement, zoals een gebrekkige of onveilige opbouw van een tijdelijke infrastructuur, instabiliteit van een tribune, veiligheidsafstanden tussen tenten.
  • Gevaren verbonden aan het gebruik van elektriciteit, fossiele brandstoffen of andere substanties zoals frituurvetten, oververhitting van elektrische apparaten.
  • Gevaren verbonden aan het wangedrag van personen, zoals overmatig drankgebruik, verdovende middelen, vechtpartijen.

Op basis van de risicoanalyse tref je dan de nodige preventieve maatregelen. De risicoanalyse en de maatregelen bundel je in het veiligheidsdossier.

Sjabloon veiligheidsdossier

Hulpdiensten

Veiligheidscoördinatie overleg

Maandelijks vindt het veiligheidscoördinatie overleg in de stad Menen plaats. Daarop worden de organisatoren van grotere of nieuwe evenementen uitgenodigd. Tijdens het veiligheidscoördinatie overleg wordt de veiligheid voor het publiek en de bereikbaarheid voor de hulpdiensten geëvalueerd. De organisatoren geven er een korte toelichting over hun evenement aan de stads- en hulpdiensten, en beantwoorden eventuele vragen. Op hun beurt geven de stads- en hulpdiensten bijkomende tips om het evenement veilig te laten verlopen. Daarom wordt gevraagd aan de organisatoren om na te denken over mogelijke risico’s, een veiligheidsdossier op te maken en dit voorafgaand aan het overleg te bezorgen aan de dienst evenementen op evenementen@menen.be. Een duidelijk grondplan van het evenement met daarop alle attracties, kramen, brandstofvoorzieningen, … is onontbeerlijk.

Brandpreventie

De hulpverleningszone Fluvia geeft op haar website heel wat handige tips in het kader van brandpreventie verzameld. De tips gaan bijvoorbeeld over het gebruik van vuurkorven, kooktoestellen, feesttenten, …

Security

Stewards, civiele bescherming , erkende bewakingsfirma’s,… zijn enkele voorbeelden van personen die kunnen instaan voor de veiligheid op je evenement.
De algemene wetgeving omtrent security vind je via deze link.

Stewards

Maak je gebruik van stewards op je evenement? Vergeet dan niet het aanvraagformulier in te vullen en terug te bezorgen aan de dienst evenementen op evenementen@menen.be
Let op, de aanvraag moet minimum 14 dagen voor het evenement gebeuren.

Aanvraagformulier 

EHBO

We raden aan dat op alle evenementen minstens een EHBO-koffer aanwezig is en dat de medewerkers ook weten waar die te vinden is. Ook een gebrevetteerde hulpverlener onder de aanwezige medewerkers is een pluspunt.
Bij grotere evenementen is het aangeraden een EHBO-post te installeren. Hiervoor kan je beroep doen op de diensten van het Rode Kruis of het Vlaamse Kruis.

Top


Verzekeringen

Op een evenement loopt niet alles altijd van een leien dakje. Daarom is het belangrijk na te kijken of je goed verzekerd bent, zeker indien je werkt met vrijwilligers, praalwagens of andere waardevolle zaken die je leent of huurt. Indien je je afvraagt welke verzekeringen je dient af te sluiten kan je terecht op deze pagina

Burgerlijke aansprakelijkheid

Als organisator kan je aansprakelijk gesteld worden voor schade die veroorzaakt wordt tijdens een evenement. Daarom neem je best een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid. Zonder verzekering loop je het risico dat je vereniging of jij zelf voor de schade opdraait. Indien je iets organiseert vanuit een bepaalde vereniging wordt dit in vele gevallen gedekt door de verzekering die je hebt afgesloten voor je vereniging. Indien je als privépersoon éénmalig of meerdere malen iets wil organiseren, kan je een verzekering afsluiten voor één of meerdere activiteiten. Contacteer hiervoor een verzekeringsmakelaar die je duidelijk kan uitleggen wat de polis dekt en wat uitgesloten is. Het is ook zinvol, maar niet verplicht, een verzekering contractuele aansprakelijkheid en een verzekering alle risico’s af te sluiten.

Top


Vuurwerk - schietingen huwelijk

Het afvuren van vuurwerk vereist een machtiging van het College van Burgemeester en schepenen (art 47 politiereglement). Deze kan aangevraagd worden via het digitaal evenementenformulier.
Uitzondering: voor de nacht van 24 op 25 december en van 31 december op 1 januari alsook op kerstdag en nieuwjaarsdag. Dan is er geen machtiging vereist.

Voor vreugdesalvo’s (voor o.a. huwelijk) is steeds een machtiging vereist.

Wensballonnen zijn verboden.

Veiligheidstips vind je op de website van Fluvia 

Top


Wielerwedstrijden

Wielerwedstrijden moeten drie maanden op voorhand worden aangevraagd via het gewone digitale evenementenformulier.

  • Noodzakelijke bijlagen wielerwedstrijden
    • Parcours of grondplan (vermeld bij vertrek de letter “V” en bij de aankomst de letter” A”; duid met zwarte pijltjes de koersrichting aan)
    • Organisatievergunning WBV of verzekeringsbewijs AG Insurance Belgium
  • Opgelet bij wielerwedstrijden
    • De toestemming voor het gebruik van gewestwegen vraagt de organisator aan de bevoegde instantie, zijnde het Agentschap Wegen en Verkeer West-Vlaanderen.
    • De aanvraag voor het gebruik van kleedkamers doet de organisator bij sportdienst@menen.be.

 Top